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郑州大学西亚斯国际学院仪器设备档案管理暂行办法

   为了加强学院仪器设备档案管理,提高仪器设备档案(简称设备档案)的质量和管理水平,进一步做好设备项目文件材料的立卷与归档工作,根据《高等学校档案工作规范》,结合我院的实际,本着统一管理,分级负责的原则,特制定本办法。

一、设备档案管理的基本原则

  (一)设备档案必须坚持集中统一管理的原则,确保设备档案的完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

  (二)设备档案是学院设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入仪器设备管理工作之中,与仪器设备计划、采购供应和使用等工作紧密结合,并作为仪器设备主管部门的职责之一,与其它设备管理工作同步开展。

  (三)设备主管部门必须配备专(兼)职档案员,负责设备档案的形成、积累、整理、归档工作。  

二、设备档案归档范围的确定

(一)确定的原则

   1.归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

   2.归档的文件材料必须反映设备管理和设备项目从申购到使用的全过程,保证完整、准确、系统。

   3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

   4.作为学校固定资产的各种国产和进口的高、精、尖、新、稀仪器设备,均需归档。

  (二)归档的主要内容和重点

   1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面,详情见附件。

   2.归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样。

   3.对学院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件作为科研成果归入科研类档案外,其余均应按仪器设备类档案要求处理。

三、设备文件材料的形成、积累与归档

  (一)从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备主管部门负责收集、积累,过程结束后整理组卷归档。

  (二)设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备主管部门统一归档。

  (三)重大设备的开箱验收必须有设备主管部门负责档案工作的人员参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章;对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备采购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

  (四)学院各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

  (五)设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌加副本    

  四、归档验收

(一)设备主管部门的专(兼)职档案员,填写移交目录。内容包括设备文件材料的名称、份数、移交时间。移交目录一式两份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查后,再向院办档案室归档,归档时双方签字,各持一份备查。

(二)设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月。为了方便使用,归档的设备档案可在设备主管部门存放一年,期满后于次年5月底前统一移交院办档案室。其中,总造价五万元以下(含

五万元)的设备项目档案,由设备主管部门保管。

    五、本办法自公布之日起执行。

附件:1.仪器设备项目文件材料归档范围及保管期限表

          2.仪器设备文件材料的立卷及归档流程

                                                                                           二○○七年五月十五日