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郑州大学西亚斯国际学院学术交流活动管理办法

第一条  为促进我院学术交流活动的开展,加强学术交流活动的管理,特制定本办法。

第二条  本办法适用范围

一、由我院主办或承办或与院外单位共同主办的国际性、全国性、地方性学术会议;

二、挂靠我院的学术团体在我院主办的学术会议;

三、本院教职工参加在国内和境外举办的各种学术会议;

四、聘请国内外专家学者来我院学术访问、讲学或合作研究;

五、本院各单位组织的校内学术报告会。

第三条  学术活动的定义

国际性学术会议:指由国际性学术团体在国内外举办、面向各国征集论文且有外国专家学者参加的学术会议(以港、澳、台为对象的学术交流活动暂列入国际学术交流范围);

全国性学术会议:指经国家有关部门批准或全国性学术团体在国内举办的学术会议;

地方性学术会议:指经省市有关部门批准或地方性学术团体在国内举办的学术会议;

聘请专家讲学:指院外专家学者接受邀请,来我院进行传播科学研究和应用发展的新理论、新方法等信息的学术性讲学,包括受聘作学术报告及讲座。不包括以培训大学本、专科生为目的的受聘讲学;

合作研究:指我院与其他单位共同承担的研究项目,互派专家学者到对方参加研究项目活动等。

第四条  学术交流活动的必备条件

一、本院主办或承办或与院外单位共同主办的学术会议,必须同时具备下列条件:

(一)会议主题必须有利于我院科学技术研究、学科建设和科技人才队伍建设,且具有实质性的推动作用;

(二)会议主题所涉及的学科或技术领域,我院必须具有一定的研究基础,已形成有一定人数的学术研究群体,或承担有省级以上研究课题并取得一定数量和质量的、有一定影响的研究成果;

(三)会议组织机构健全,且须有我院领导或专家学者进入会议的领导机构或论文评审委员会;

(四)须有我院学者提交会议交流的论文(国际性学术会议不少于3篇,全国性或地方性学术会议不少于 5 篇);

(五)国际性学术会议必须能邀请到国际上该领域的著名专家学者出席。全国性学术会议必须邀请到国内该领域的著名专家学者出席;

(六)会议经费必须落实。

二、我院和院属各单位所组织的学术报告、学术讲座应具备以下条件:

(一)符合党和国家政治及经济建设发展方向;

(二)符合我院和本单位的学科建设、教学和科研发展需要,讲座内容应侧重于专业知识的延伸和相关专业领域的交叉,具有一定的先进性和新颖性;

(三)对开阔师生的知识视野,提高综合素质,培养师生的创新性思维有实际意义和作用;

(四)不影响正常教学计划日程;

(五)按照规定程序申报年度计划并获得批准;

(六)活动经费落实。

三、我院教职员工赴院外参加学术会议者必须做到:

(一)有会议论文录用通知书;

(二)经费落实;

(三)外出参加学术会议者,须经所在单位和院主管领导批准并报教务处科研办备案。会议结束回院后,由所在单位安排在适当的时间、一定范围内做所参加会议的有关报告。

第五条  学术交流活动的申报程序和要求

一、教务处科研办负责全院学术交流活动、学术讲座的开设及活动时间安排,并根据院属各单位的计划进行协调,统一安排计划内的学术交流活动。每年度由教务处科研办编制我院的综合计划,并于3月底前印发执行。

二、国际性学术会议必须严格按照国家和省有关规定办理报批手续,未经报批,任何单位和任何人都不得以我院的名义主办或承办国际学术会议。主办或承办国内学术会议必须取得政府主管部门或学会、研究会的正式批文。

三、实行会前申报制度。我院主办或承办学术会议的具体实施单位,必须于会议前6个月向院教务处科研办提交主办或承办学术会议的申请报告,内容主要包括:会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点,会议组织机构、经费来源、日程安排、拟到会专家学者名单和所作学术报告的题目、我院提交论文情况等,并附政府主管部门或学会、研究会的批文或委托单位的委托书等相关文件。

四、各单位应将学术交流活动的开展纳入本单位年度工作计划,并以书面形式于每年2月底前将本单位年度学术交流活动计划报送教务处科研办,同时提交年度学术交流活动“经费预决算计划”。

五、各系每学期应至少组织两次本单位的学术交流活动,

由系负责人负责组织;院重点学科单位每学期应至少组织两次学术交流活动,由学科带头人负责组织。

六、各主办单位举办学术交流活动前,根据活动内容应分别填写:“学术会议审批表”(提前6个月)、“外出参加学术会议审批表”(提前30日)、“学术讲座审批表”(提前10日),并按规定程序报批、备案。

七、本院科研人员、教师或管理人员参加国际学术会议者,须由教务处科研办负责组织专家从学术上对参加会议的必要性进行审核。出国审批事项由国际交流处负责受理。其涉外事项严格按照国家和我院有关规定办理,其余事项按照本办法第四条第三项执行。

第六条  学术交流活动的经费管理

一、凡在我院进行的各类学术交流活动,其活动经费、接待标准及费用支出应按照我院的有关文件规定执行。

二、本院主办或与院外单位联办的学术会议,一般情况下我院不提供经费资助。确需提供资助的,须于会前6个月向教务处科研办提交会议经费资助申请,同时提出包括详细收支的经费预算报告,是否资助及资助资金多少以学院批复为准。

三、我院提倡、鼓励和支持主办或承办学术会议的院内单位积极向院外单位组织争取和筹措会议所需经费。筹措到的会议经费应专款专用,并按照我院的财务管理制度进行管理。

四、凡我院与外单位进行的合作研究,其活动经费一律从合作研究项目经费中支出。

五、参加学术会议所需经费一般由参加者在其所承担的项目经费中开支。对认为有必要参加,本人又无项目经费者,可于会前向教务处科研办提交书面申请和经费预算,报院主管领导审批;是否资助及资助金额以院领导批复为准。

第七条  实行学术交流活动报告制度

一、凡我院主办或承办的学术会议结束后,须由承办单位在10日内向教务处科研办提交下列资料:千字以内的会议综述1份;会议资料(包括音、像资料)1套;会议照片2张。

二、教职工参加在国(境)外举办的国际性学术会议结束并返校后,须在10日内向教务处科研办提交下列材料:500字以内的会议综述1份;会议期间的照片2张。

三、聘请国内外知名专家学者来我院进行学术访问、讲学,承办单位须在活动结束后10日内向教务处科研办提交下列材料:500字以内的活动综述1份;活动照片2张。

四、院属各单位在每年底(12月30日)前应将本年度本单位学术交流活动情况总结报送教务处科研办,由教务处科研办汇总上报,作为年终考评参考。

第八条  学术交流活动特殊情况的处理

一、院属各单位如因特殊原因须调整计划的应在每学期开学15日内或讲座安排10日前向教务处科研办提出变更或调整申请。

二、因教学、科研急需或特殊原因需临时安排的计划外讲座,组织单位应提前10日报教务处科研办。

三、教务处科研办在接到变更或调整或临时计划外活动申请之日起,应于3个工作日内做出答复。

第九条  学术讲座实行效果信息反馈制度。教务处科研办采用不定期征询意见的办法,随机向参加讲座的部分师生发放“学术讲座信息反馈表”。教务处科研办负责汇集整理信息反馈意见,向主管领导汇报并向有关部门反馈信息。

第十条  本院教职员工在学术会议、学术讲座中所作的学术报告记入本人的科技档案,作为职称评定、年终考核的重要参考依据。

第十一条  院属各单位及教职工在学术交流活动中应按照本办法执行,凡违反本办法规定的单位和个人,学院将视其情节轻重给予取消活动安排、不予安排活动经费、全院通报批评等处理。

第十二条  本办法自发布之日起实施,原学术交流活动管理办法同时废止。