今天是: 

        外语学院档案室成立于20096月,主要负责全院档案材料的收集、整理、鉴定、分类、编目、归档、保管、以及电子文件的接收和归档,提供各类档案的查、借、阅利用和年鉴、大事记的编写等工作。档案室既是学校档案管理的职能部门又是学院文献的中心,由学院主要领导直接负责。档案室业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

    由于院领导对档案工作的重视,使外语学院档案室成为全校唯一配有专职档案管理员的院系。档案室有办公室、库房和档案展示室,建筑面积138.765平方米,配有档案柜、计算机、打印机、空调、复印机、扫描仪、除湿机、打孔机等专用设备,档案室规章制度齐全,工作规程规范。从2012 年由学校引进南大之星档案管理系统开始利用计算机管理档案,逐步进入数字化建设进程。档案室与学院办公室三系一部一外紧密配合,现在已基本上实现档案材料的接收、归档及档案的管理和利用(上传和下发)的信息网络化办公和档案的规范化管理。档案室现有库存档案包括党群、行政、科研、教学、声像、实务、教师人事和业务档案、学生学籍档案等各门类档案4万多卷(件),其中从2012年开始至今,库存档案48600多件,已录入南大之星档案管理系统数据29508件,其中文件记录总数20191件,图像上传附件记录总数376件,声像档案85件,实物档案600件,党群类档案564件,行政类档案1056件,外文教学类档案1300件,科研类档案1302件,教师人事和业务档案186件,学生学籍档案4500件,成为西亚斯学院库存量最多、档案数字化起步最早、档案管理最规范的院系之一。在院领导的正确指导下,八年中,外语学院档案室一步一个脚印,使这块儿贫瘠的土壤结出了一个个丰硕的成果,现在正以矫健的步伐向档案管理的科学化、数字化和智能化迈进。


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