工程档案管理办法

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工程档案管理办法

 

第一章 总则 第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《西亚斯国际学院档案管理办法(试行)》及市城建档案管理的有关规定,结合工作实际,制定本办法。 第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料,是工程项目建设情况的历史凭证,是工程项目建成投入使用后,管理、维修、改建、扩建的依据。 第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理,提高工程档案的利用率,更好地为教学、科研和基建管理工作服务。   第二章 工程档案的管理体制 第四条 基建工程档案工作接受学院档案室的业务管理和市城建档案室的业务指导,实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制,由工程档案资料管理员专门管理工程档案资料。 第五条 工程档案资料管理员的职责是: (一)贯彻执行国家档案法规和学院档案工作管理办法,努力学习档案工作专业知识,终于职守,认真做好工程档案管理工作; (二)严格按《工程档案归档范围》的规定,认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节; (三)每项工程竣工后3个月内,完成该项工程的立卷归档工作,按时向学院档案室移交,每年3月底前把上一年立卷的档案目录和移交档案室的档案目录书面报本办公室档案工作责任人; (四)负责工程档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用; (五)定期检查档案装具及案卷的保管情况,防止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生,发现问题及时整改; (六)参加学院档案室和市城建档案室组织的各种检查、评比工作。 第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部份,纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。每个工程项目的责任人任该项目的档案工作责任人。档案工作责任人的职责是按本办法的规定和分工做好所管项目归档材料的收集及有关工作。 第三章 工程档案的收集 第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础,必须按《工程档案归档范围》的规定,认真收集。 第八条 工程档案归档材料的收集是工程档案资料管理员和基建工程部全体人员的共同责任,必须提高档案意识,认识到工程档案的重要性,齐心协力把归档材料收集齐全。 第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由工程档案资料管理员负责。 第十条 建筑工程拆迁批准文件归档资料的收集工作由具体承办人负责,在拆迁手续完成后1个月内向工程档案资料室移交,分管领导检查、落实。 第十一条 工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作具体承办人负责。承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后的1个月内向工程档案资料室移交归档材料。部领导检查、落实。 第十二条 工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作,工程档案资料管理员负责。 第十三条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作由具体承办人负责。由于施工周期较长,为了防止归档材料的流失,应在每道工序完成后3天内,由项目负责人收齐该道工序的检测、验收等归档材料,向工程档案资料室移交。工程项目竣工验收合格后2个月内,由项目负责人收齐全部归档材料,向工程档案资料室移交,其中的检测、验收及竣工资料必须完整、无误,有监理单位及行业主管部门的审核、签证,有项目负责的审核、签证。 第十四条 工程档案资料管理员必须及时了解各工程项目的进展情况,督促各相关人员及时移交归档材料。在接收归档材料时要按《工程档案归档范围》的规定认真检查验收,对不符合要求的要提出明确的整改意见,问题突出的应及时报告,及时协调解决。 第十五条 工程档案资料管理员在接收归档材料时,必须认真填写《工程档案归档材料收集登记表》,移交人和接收人清点交接后,在表上签名。接收和发放设计文件时要填写《西亚斯国际学院基建工程项目设计文件接收(发放)单》。 第十六条   因工作需要借用已收集好的归档材料时,按档案保管利用的规定,严格登记,办理借用手续,并限定使用时间,用完后及时归还。 第四章 工程档案的整理与立卷 第十七条 为了使归档材料更加规范,便于整理,延长使用寿命,干部职工,特别是领导干部在日常工作中应注意以下问题: (一)签署意见、批示、签名时须使用碳素墨水,在纸张左侧要空出2厘米的位置,以免装订后影响查阅; (二)起草各种文件,交付打印的定稿应使用A4(210毫米×297毫米)规格的纸张,使用碳素墨水书写。 第十八条 工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作,必须严格按《工程档案归档范围》的规定,认真筛选,注意保持工程项目建设的自然规律和完整性,保持材料之间的有机联系,保持材料的系统性和不同特点。 第十九条 工程项目的建设是一个长期的过程,因此收到归档材料后必须随时整理、分类,发现问题及时整改,而不能等到工程竣工之后再一起进行,使问题成堆,时间拖延,难于纠正。 第二十条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装好,注明工程项目名称,存放在专用的柜子里,建立归档材料检索,取放方便。 第二十一条 工程项目竣工交付使用后,必须及时把整理好的归档材料立卷。 第二十二条 立卷时应注意下列问题: (一)按时间先后顺序和主次、重轻顺序排卷内材料秩序,结果在前,起因在后,如:批复在前,请示在后;正稿在前,定稿在后;结论在前,证据在后等; (二)按建设单位(使用单位)——工程项目——材料种类3要素书写案卷标题; (三)在案卷左侧1厘米处装订,3孔1线,左、下方对齐,厚度不超过1厘米,一个工程项目可以分成若干卷,分卷时要注意不把一个问题分在两个案卷中,保持案卷内容相对的完整性。 (四)装订前要清除材料中的金属物,修补破损处,切除多余处,操作中一定不能伤害文字及符号,纸张过大时可以折叠; (五)按要求填写案卷封面、备考表和案卷目录,贴上标签后装盒上柜。 第二十三条 立卷工作完成后,应将无法立卷和重复多余的归档材料及时销毁,以免占用装具。销毁前应将拟销毁的材料目录书面报本办公室和部档案工作责任人,经批准后进行。   第五章 工程档案的保管与利用 第二十四条 工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则,应满足以下保管条件: (一)配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具; (二)配置除湿、防虫、消防、防盗设备; 第二十五条 工程档案的管理要规范化,用计算机管理档案信息,归档材料的收集、归档材料的借用与归还、设计文件的接收和发放、档案的借阅与归还、档案的目录、上交的档案目录等信息都要分类统计,建立卡片检索和计算机检索两种检索工具,保全档案信息,提高工作效率。 第二十六条 保管工程档案的目的是为了利用,在遵守工程档案利用规定的前提下,应提倡和鼓励利用。 第二十七条 部内工作人员查阅或复印工程档案,须经基建工程部主官批准,认真办理查阅登记手续后,在工程档案室内进行,查阅人必须遵守保密制度,不翻阅与所查内容无关的案卷,严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。 第二十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案,须经后勤集国分管基建工程部的领导批准。 第二十九条 校外单位、个人查阅或复印工程档案,应持有单位介绍信、本人工作证或身份证,按第二十六条、第二十七条规定办理,必要时须经院办同意。 第三十条 工程档案的原件一般不外借,确因工作需要借出的,校内单位、个人要写出书面借条,经过基建部主管批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条,经院办批准后方可借出。借出时间一般不超过3天,确需延长的,须按上述程序办理续借手续,续借时间最长不超过15天。档案管理人员示情况确定交押金500-1000元。 第三十一条 工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅情况,到期未还的,及时催还;问题突出的,及时报告本办公室和部档案工作责任人,协调解决。      二〇〇九年七月十五日